文件櫃早已塞滿，新簽的合約只能暫放在枱面，會議室一角亦堆滿舊年度的單據和檔案。辦公室文件愈積愈多，卻又不能隨便丟棄，是不少行政人員的難題。
其實，只要是需要保留、但較少翻查的辦公室文件，都可以使用上門儲存箱服務，把文件裝箱入倉，需要時再預約送回，便能騰出寫字樓空間。本文介紹哪些文件適合存倉、存倉前可做的準備，以及 Carry Kuma 上門儲存箱如何保障公司文件。
辦公室文件為何愈積愈多？寫字樓空間的隱藏成本
公司每年都會產生大量新文件，包括合約、會計單據、人事檔案及已完結項目的資料。這些文件只增不減，因為香港企業須保存業務紀錄一段時間。根據稅務局指引，業務紀錄一般須保存不少於 7 年（詳情可參閱稅務局《保存業務紀錄》），所以不能隨意棄置。
文件堆放在辦公室，會為公司帶來以下隱藏成本：
浪費寫字樓呎租：寫字樓按呎計租，文件櫃每佔用一呎，公司都在為它交租。把很少翻查的文件移出辦公室，就可以把空間留給員工工作或開會。
文件受潮發黃：儲物室通風欠佳，加上香港天氣潮濕，長期堆放的紙張容易受潮，令字跡變得模糊。
翻查文件費時：新舊文件混在一起，要找某年的合約往往要翻遍多個文件櫃。
哪些辦公室文件適合放進上門儲存箱？
上門儲存箱適合存放「需要保留、但很少翻查」的文件。裝箱前，可參考以下分類，判斷哪些文件適合入倉：
適合存放：
會計及稅務紀錄：會計單據、發票、收據、銀行月結單及舊年度報表。這類紀錄一般須保存多年，但完成審計及報稅後便甚少翻查。
合約文件：已到期或已完成的租約、服務合約及供應商協議，通常只在核對條款時才需取回。
人事檔案：離職員工的僱傭合約、薪酬及強積金紀錄。
項目檔案：已完結項目的報價、設計稿及往來文件，可按項目或年份分箱存放。
未必適合存放：
需經常翻查的文件：進行中項目的文件，或每天、每星期都會用到的資料，宜留在辦公室。
須在營業地點展示的文件：例如商業登記證須展示於營業地點，不宜存倉。
需專門處理的文件：需要文件掃描、保密銷毀等服務的文件。
辦公室文件存倉前，企業可做的 5 項準備
文件裝箱前花點時間整理，日後預約取回時便可準確指定哪一箱，不用把所有箱都送回辦公室翻找。企業可按以下步驟準備：
先篩選文件：逐一檢查文件櫃，把已過保存期限的文件另行安排銷毀，只把需要保留的文件裝箱。
按部門或年份分類：同一箱只放同一部門或同一年度的文件。日後需要翻查某年的單據時，只需取回相關的箱。
在箱面編號及標示年份：例如「會計部-2023-01」，並註明文件的保存期限，方便日後預約取回時快速找到所需的箱。
控制每箱重量：紙張集中存放時重量不輕，裝箱時不宜塞得太滿，方便搬運及日後取回。
保留裝箱清單：列明每箱存放的文件，並存檔於公司內部系統。配合 Carry Kuma 網站或 App 的庫存紀錄，便可快速找到所需文件。
文件存倉服務安全嗎？Carry Kuma 上門儲存箱如何保障公司文件
文件存倉是否穩妥，主要看倉庫的保安、消防及溫濕度控制，以及存取是否有紀錄可查。Carry Kuma 上門儲存箱存放於甲級倉庫，在以下各方面保障公司文件：
甲級倉庫配合溫濕度控制：Carry Kuma 倉庫設有溫濕度控制，可減低紙張受潮的機會，合約、會計單據等需保留多年的文件也能保持完好。
24 小時保安系統及消防設施：倉庫全天候設有保安系統，加上紙張屬易燃物品，倉內亦設有消防設施，為長期存放的公司文件提供雙重保障。
存取有紀錄可查：企業可隨時透過網站或 App 查閱庫存及物品出入紀錄，清楚知道每一箱何時入倉、何時取回，方便行政部門核對。
Carry Kuma 標準儲存箱：辦公室文件及雜物存倉之選
Carry Kuma 標準儲存箱採用連蓋膠箱，尺寸為 60 × 40 × 33.5 厘米，限重 23 kg。箱身堅固耐壓，箱蓋緊密閉合，密封性良好，配合甲級倉庫的溫濕度控制，即使長期存放合約、會計單據等重要文件，仍能保持乾爽潔淨。
標準儲存箱內空間寬敞，形狀不一的物品也容易放得下。除了文件，宣傳單張、海報等宣傳物料、展覽及活動用品、節日裝飾、產品樣本、公司紀念品及禮品存貨等辦公雜物，亦可一併放進標準儲存箱存倉。
不想辦公室再被文件和雜物佔據？你只需把它們裝進 Carry Kuma 標準儲存箱，其餘交由專人上門收送入倉，需要時再預約送回，騰出寶貴的寫字樓空間。6 個月或以上合約每箱低至 HK$39／月，最短儲存期只需 3 個月，每月最低消費為 HK$195。經網站或 App 自助落單，更可享首程上門收送運輸費全免。
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常見問題
文件存倉邊間好？
大部分辦公室文件需要保留但甚少翻查，比起須親身往返的自助迷你倉，上門儲存箱更為方便。上門儲存箱按箱收費，由專人上門收送，毋須自行搬運，需要時可預約送回指定的箱。Carry Kuma 設有標準儲存箱及文件箱等箱型，可按文件量及是否連同辦公雜物存放來選擇。
文件存倉服務安全嗎？
只要倉庫設有 24 小時保安、消防設施及溫濕度控制，並且存取有紀錄可查，文件存倉服務便可穩妥保存公司文件。Carry Kuma 上門儲存箱存放於甲級倉庫，以上各項均有提供。
辦公室文件用標準儲存箱還是文件箱好？
Carry Kuma 標準儲存箱和文件箱皆適合存放辦公室文件，可按存放的物品選擇。如需連同辦公雜物一併存放，可選用標準儲存箱，它採用連蓋膠箱，容量較大，形狀不一的物品也放得下。如只需存放已歸檔的文件夾，可選用文件箱，每箱約可存放 8 個 A4 文件夾。兩款箱型亦可按需要混合使用。